Un SIRH à tout prix !

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Written on 07:28 by Adequasys

Un équipement capital dans les services RH


Face la transformation digitale grandissante dans les RH, les services des ressources humaines s’équipent d’outils de gestion des données des collaborateurs tels que le SIRH.
L’investissent des entreprises dans ces outils d’automatisation des processus RH va bon train. La proportion des entreprises équipées d’un SIRH augmente avec leur taille : 
- 48% pour les organisations de 250 à 1000 personnes
- 79% pour les organisations de 100 à 3000 personnes
- 91% pour les organisations de plus de 3000 personnes


Quelles sont les sources de ROI d’un SIRH (retour sur investissement) ?

Elles sont nombreuses et indéniables :
- gagner plus de temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée
- retrouver plus facilement l’historique des données internes
- décentraliser auprès des managers et des collaborateurs.

 Pour en savoir plus, vous pouvez télécharger un livre blanc sur « les sources d’un SIRH » : ici.


Quels sont les enjeux de la mise en place d’un SIRH ?

Devant les données massives qui transitent par le service des ressources humaines, l’enjeu fort pour les entreprises est de s’équiper pour ne plus être dépassé par les traitements et les saisies des milliers de tableaux d’Excel, les lettres et courriers sur Word, ou encore les demandes manuelles ou par email. Ce premier enjeu est donc une simplification des données administratives RH, liée également à une dématérialisation des dossiers du personnel.
Un autre enjeu de taille se cache derrière la mise en place d’un SIRH : automatiser et dématérialiser les autres processus comme la gestion du recrutement, la gestion de la formation, la gestion des entretiens annuels et autres évaluations, la gestion des temps, la gestion de compétences et autres révisions salariales…
Cela explique pourquoi nous sommes actuellement sur une phase d’équipement massif des organisations.

Un logiciel RH, oui, mais à quels prix ?

Comme dans tous les marchés, les tarifs d’un SIRH varient selon les éditeurs ou les intégrateurs. Cela dépend également du nombre de collaborateurs que vous allez gérer grâce à cet outil RH. Des comparateurs de SIRH voient le jour comme www.monsirh.com.
Mais attention, il faut comparer ce qui est comparable. Il y a pléthore de solutions RH toutes aussi différentes les unes des autres. Il n’y a donc pas qu’un seul prix pour un SIRH. À vous de construire un cahier des charges selon vos attentes et le nombre de modules dont vous avez besoin. L’objectif étant de trouver le meilleur rapport qualité /fonctionnalités.
Dans cette optique, un SIRH global qui vous propose l’automatisation de l’ensemble des processus se veut bien souvent le plus rentable en termes de prix / fonctionnalités. En effet, inutile de vous équiper de plusieurs progiciels et multiplier les coûts auprès de différents éditeurs de logiciel RH.

Existe-t-il un SIRH gratuit ?

Un SIRH n’a pas vocation d’être gratuit, surtout si vous gérez plus de 150 salariés. Achèteriez-vous un logiciel RH gratuit pour gérer des informations ultra-sensibles et confidentielles que les données personnelles du collaborateur, les notions de salaires, de rémunération ou d’employés à hauts potentiels… ?
Un SIRH est basé sur tout le système d’informations de l’entreprise et est bien souvent interfacé avec d’autres logiciels pour recevoir et envoyer des données. ll est doit être hébergé chez des professionnels de qualité vous assurant la sécurité de vos données. La fiabilité et la qualité des données ont elles aussi un coût à ne pas négliger. Cela a un coût et ne peut être gratuit.

Comment optimiser le coût d’un SIRH ?

Partons du principe simple et logique qu’un SIRH doit comprendre beaucoup de fonctionnalités en standard pour minimiser les coûts et les délais d’implémentation, mais doit aussi pouvoir s’adapter au contexte particulier de chaque entreprise. Un logiciel RH doit répondre aux évolutions des besoins des RH, des managers et des collaborateurs afin qu’au final, l’utilisation du SIRH leur procure à tous de la satisfaction et qu’ils ne soient pas perdus dans leur navigation. Ces notions d’ergonomie et de personnalisation du progiciel RH à vos habitudes et cultures d’entreprise font partie intégrante du tarif d’un SIRH.

 En mode SaaS ou licence, quel est l’hébergement d’un SIRH le plus rentable ?

Tout dépend de la stratégie que vous souhaitez adopter. L’hébergement dans le cloud, en mode SaaS est très à la mode chez les éditeurs de logiciel, il revient à louer votre solution, et payer un loyer tous les mois. Les études montrent qu’il faut 5 ans pour rentabiliser l’achat d’une licence de SIRH. A vous de voir, vous préférez louer votre maison à perte ou capitaliser sur un achat ?


Le prix d’un SIRH, c’est le coût de la réussite de votre projet de mise en place d’un outil RH pour tous les collaborateurs…alors la prudence : méfiez-vous des SIRH gratuits…Bookmark and Share

Venir à l’aide des RH submergés

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Written on 03:33 by Adequasys

Comment combattre la surcharge des services RH ?

Débordées par la gestion administrative, les RH est l’un des services qui manipulent le plus de papiers et de tableaux Excel dans l’entreprise. 
Pour exemple, une société de 750 salariés représente plus de 100 000 dossiers rien que sur les collaborateurs. À cela viennent s’ajouter toutes les autres charges administratives et légales. En effet, les missions des équipes de ressources humaines se caractérisent par des tâches de saisies, d’échanges pour validation et déclaration, d’archivage, de recherche et de consultation des données sur le collaborateur.



Outre ce rôle administratif, d’autres enjeux sont essentiels à la survie de l’entreprise : attirer et retenir les talents, développer les compétences, garantir un climat social sain et bien sûr, contribuer à la stratégie de l’entreprise en tant que « Business Partner ».
Le métier de RH est en pleine mutation et prend sa place auprès des comités de direction. Une fonction stratégique auprès de la direction générale qui requiert d’élaborer des reportings et tableaux de bord issus de toutes ces données administratives.
Tout ceci dans un contexte de pressions et de réglementations croissantes… les RH se sentent de plus en plus débordés !

Alors comment les RH peuvent se dégager du temps, pour se recentrer sur leur cœur de métier ? sur des tâches à plus fortes valeurs ajoutées ?

À l’heure du « tout-numérique », pourquoi ne pas automatiser ces processus chronophages qui monopolisent votre temps ? 
Voici trois pistes à étudier pour gagner en efficacité :
  1. Regrouper toutes les informations des employés dans une seule et même base de données RH, commune à tous : RH / manager / collaborateur. L’interfacer avec vos autres logiciels (ERP, Paie…) pour faire communiquer les données entre elles.
  2. Réduire et alléger la charge due aux échanges de documents papiers avec les collaborateurs mais aussi avec les organismes externes (CPAM, OPCA…) et fluidifier ces relations. Des gestionnaires de « workflows » et des outils de dématérialisation des documents, de gestion électronique des documents, peuvent baisser fortement ces charges logistiques. 
  3. Optimiser et fiabiliser les informations pour générer automatiquement des reportings RH. Il existe des générateurs de tableaux de bord automatiques et des outils pour contrôler la cohérence et la qualité de vos données RH une fois qu’elles seront informatisées.
Pour venir en aide aux RH débordés, toute une palette d’outils leurs permettrons de gagner du temps :
  • Des emails automatiques
  • Des lettres automatiques
  • Des rapports automatiques
  • Des tableaux de bord automatiques
  • Des alertes automatiques
  • Des to-do-lists automatiques
  • Des moyens de communication (blog, annonces, forum, sondage, annuaire…)
Pour diminuer de manière probante la charge des services RH, il est aussi possible d’automatiser les autres processus : recrutement, gestion des temps, GPEC, formation, rémunération
Pour en savoir plus sur la solution « tout-en-un » pour informatiser et prêter main-forte aux services RH, c’est ici.


Gestion administrative RH, les 10 outils qui vont révolutionner votre quotidien !

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Written on 05:41 by Adequasys


Responsable RH, quels moyens avez-vous pour répondre au mieux à vos missions ?

Des milliers de fichiers Excel et Word pour gérer plus de 200, 500 ou 1000 collaborateurs ? Vous est- il encore possible d'administrer et de développer correctement votre capital humain à l'heure où il faut gérer de plus en plus de données sur le collaborateur ?
Nous vous proposons de découvrir 10 outils pour vous aider à optimiser votre temps, vos processus RH et vos relations avec vos collaborateurs. Le but est de vous accompagner et de vous soulager dans certaines tâches quotidiennes pour : 
  • plus de flexibilité en décentralisant les actions vers les managers et les employés
  • plus d'efficacité en dématérialisant les processus et les documents
  • plus de temps en automatisant pour plus de valeur ajoutée RH
  • plus de productivité en regroupant tous vos processus en une seule solution.
Un logiciel SIRH permet d'automatiser un certain nombre de tâches liées à la gestion des ressources humaines et d'en assurer un suivi. Voici la boîte à outils RH idéale pour améliorer vos performances.


1. Un espace collaboratif dédié aux ressources humaines

Pour améliorer la collaboration, réduire les charges administratives, optimiser les processus et accroître la productivité des RH... Un espace dédié pour chaque collaborateur de l'entreprise, en self-service, est le premier point essentiel pour gagner en rendement.
Chaque acteur de l'entreprise à son propre accès sécurisé au "portail RH". Dans son espace, le collaborateur peut consulter ses propres données et documents rattachés (rib, carte d'identité, cv, diplômes, attestation...). Il peut demander des modifications et envoyer une demande aux RH, par une logique de workflow de validation. Imaginez toutes les demandes d'attestations, changements d'adresses, de permis, de coordonnées bancaires, d'avances sur salaires, etc. qui arriveraient dans un seul et même endroit. Cela permet de remplacer les multiples fichiers Excel et d'éviter la re-saisie par les RH.

2. Un générateur de lettres

Automatisez la création de courriers types et fusionnez-les avec les données des collaborateurs. Un gain de temps considérable sur des tâches chronophages et à faibles valeurs ajoutées : certificat de travail, contrats, attestation de formation, lettre d’embauche, convocation à la visite médicale, déclaration d’employeur, fiche de poste…

3. Un générateur de formulaires

Grâce au générateur de formulaires, standardisez des processus simples : commandes de cartes de visite, demandes d'indemnisations des frais de transport, gestion des crèches et garderies, gestion des parkings d'entreprises, gestion des réservations (salles, véhicules, hébergement...) et bien plus encore.

4. Des outils de création de rapports et tableaux de bord sociaux

Lancez et consultez des analyses sur la population de votre organisation. Editez votre bilan social en quelques clics. Exportez des rapports au format PDF ou Excel grâce à des requêtes prédéfinies : effectifs par âge, par CSP, par type de contrat, dates d'entrée - sortie, pyramides des âges et anciennetés... Bâtissez simplement vos propres rapports, à l'aide d'un éditeur visuel de requête. 

5. Un outil qui vérifie la cohérence des données 

Des requêtes analysent la base de données et détectent les anomalies : les informations incomplètes, fausses, incohérentes ou dupliquées. Cette détection rapide des erreurs permet de maintenir une qualité de données essentielle à leurs traitements. Le collaborateur, ayant accès à une partie de ces données, est donc responsable de l'exactitude de ces dernières, ce qui réduit la marge d'erreur. Avec des données cohérentes : tous les rapports et analyses que vous serez amener à produire seront fiables. 

6. Des "To-do list" : notifications et suivis des actions repertoriées

Créez des listes de tâches, priorisez les points et donnez des dates d'échéances, assignez les différentes personnes concernées : changement d’état civil, embauche ou départ d’un collaborateur... Lancez le processus, chaque acteur recevra des e-mails automatiques ou sera alerté des tâches à réaliser via le portail RH grâce à un widget.

7. Des widgets et mails d'alertes pour gérer vos tâches et vos échéances

RH, la page d'accueil de votre solution devient votre tableau de bord pour le pilotage quotidien de votre métier. N'oubliez plus aucune tâche grâce à des widgets d'alertes : fin de contrats, fin de périodes d'essai, habilitations, permis de travail... Vous pouvez également recevoir ces échéances via des alertes par e-mail.

8. Des invitations automatiques dans les messageries e-mails et des significations d'actions dans les calendriers de messagerie

Vos collaborateurs recevront des invitations directement dans leurs boîtes e-mails pour les entretiens, les visites médicales, les formations... Les absences pour congés ou formation sont instantanément notées dans leurs calendriers de messagerie (Outlook...).

9. Plusieurs outils de communication RH

Partagez les informations RH de l'entreprise avec vos collaborateurs aux moyens de blogs, forums, annonces, en direct de la page d’accueil du portail RH. Le collaborateur y retrouve l'annuaire et le trombinoscope de l'entreprise automatiquement mis à jour par le système. Le logiciel RH met à votre disposition un outil de création de page web afin de produire du contenu pour le portail RH. Créez ou téléchargez des documents dans une bibliothèque RH pour toute la population de l'entreprise : manuel du personnel, règlement... 

10. Une plate-forme de stockage et de partage de documents dématérialisés

Gestion centralisée des données des collaborateurs : stockez, indexez, classez et partagez les documents de vos employés, de façon individuelle ou en masse. Vos documents, numérisés selon une nomenclature spécifique, seront distribués automatiquement dans les dossiers de chaque salarié : l’archivage électronique, un gain de temps formidable !

Grâce à une application SIRH, allez plus loin et automatisez la globalité de vos processus : recrutement, structure organisationnelle, absences et congés, pointages, relevés d'activités, évaluations et entretiens, compétences, formation, ou révision salariale...
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Bilan RH 2015 : retour sur les 3 plus grandes missions RH

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Written on 05:54 by Adequasys

La formation

En France, 2015 a été l’année de la réforme de la formation professionnelle avec la mise en place du Compte Personnel de Formation (CPF) pour tous les collaborateurs.
Fin 2014, 79% des Français ne connaissaient pas le CPF. Une période de changement sur laquelle il a fallu beaucoup communiquer sur son fonctionnement.
Les professionnels des Ressources Humaines déclarent que le processus de formation et la gestion du plan de formation de l’entreprise, ont fait partie des travaux incontournables en 2015.

L’entretien professionnel

En 2015, la loi sur la formation professionnelle a exigé l’organisation d’un « entretienprofessionnel » obligatoire tous les deux ans. 46% des RH jugent ce rendez-vous « très important » et 37% « important » selon l’étude de RegionJob, menée auprès de 220 professionnels des RH. Un entretien qui vient se greffer en plus des entretiens annuels facultatifs, que certaines entreprises font déjà passer à leurs collaborateurs.
Ce chantier a eu des répercussions sur les actions de GPEC (gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences) et donc aussi sur la gestion de la formation. Des dossiers chronophages que les RH ont dû gérer en priorité par rapport à la loi.

Le recrutement

Troisième chantier principal de 2015 : le recrutement et l’e-recrutement. Recruter, intégrer et fidéliser de nouveaux collaborateurs : la gestion destalents a été l’une des actions essentielles des RH cette année et le sera en 2016. Avec l’utilisation grandissante d’Internet, aujourd’hui, les recruteurs construisent des stratégies multicanales dont le but est de capter les profils les plus appropriés et les meilleurs talents… de quoi faire les beaux jours du « e-recruiting ».

À l’aube de la fin de cette année 2015, le DRH tient un rôle de « business partner ». Il doit non seulement gérer le capital le plus riche de l’entreprise : l’humain, mais aussi contribuer aux décisions stratégiques. En 2016, plus que jamais, le DRH devra se munir des bons outils SIRH… À suivre !Bookmark and Share

BDES : gérer toutes vos données RH dans un seul et même outil

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Written on 01:49 by Adequasys

BDES : Base de données économiques et sociales

Tirée de la loi du 14 juin 2013 sur la sécurisation de l'emploi ou « loi LES », la BDES (base de données économiques et sociales) a pour objectif d’optimiser le dialogue social. Le but est un partage des informations sur la stratégie de l'entreprise avec les représentants du personnel de l’entreprise (membres du CE, du CHCST, délégués syndicaux). Autrefois nommée « base de données unique» (BDU), ce dispositif apporte une vision globale et claire sur la valeur créée par l'activité de l'entreprise.
Au 1er janvier 2016, la BDES va encore évoluer avec une nouvelle rubrique obligatoire sur l’égalité professionnelle.

Comment mettre en place ce partage d’informations afin qu’il soit toujours à jour ? Comment être sûr qu’il reste confidentiel ? Comment faire pour qu’il soit toujours disponible pour les instances concernées ? Quels outils sont envisageables ?

Parmi les outils disponibles sur le marché, le SIRH permet une gestion complète des données RH, dont la BDES. Voici un panorama des fonctionnalités qu’il offre en la matière.

Des documents dématérialisés, toujours à jour, accessibles n’importe où

Le SIRH vous permet de partager vos documents à travers son outil de GED, gestion électronique des documents. Les informations stockées dans l’application, centralisées et dématérialisées, sont plus facilement et rapidement tenues à jours qu’au format papier. Rechercher un document devient facile grâce aux filtres et moteur de recherche.
La loi exige un accès permanent à la BDES, le SIRH assure cette mobilité avec une connexion possible de tous les salariés, suivant autorisation. Sa technologie « full web » permet une identification sécurisée, via un simple navigateur internet sur tous supports : ordinateur, borne interactive, tablette ou smartphone…

Regrouper les bonnes informations au bon endroit pour les bonnes personnes

Au cœur du principe du SIRH, plusieurs espaces sont dédiés en fonction du type de population : collaborateur, manager, direction… L’espace BDES à destination des représentants des salariés (CE, CCE, DUP, DP, DS, CHSCT, DUP…) propose différents documents et informations en consultation. Par exemple, vous pourrez créer un endroit consacré uniquement au CE. 

Garantir un accès aux informations rapide et sécurisé

L’application permet de gérer les droits d’accès à la BDES et de définir quelles sont les personnes ou groupe pour lesquelles cette information sera disponible. Chaque document est identifié avec la personne qui l’a déposé et la date de dépôt. Si l’instance concernée est le comité d’entreprise (CE), seules les personnes ayant un mandat en cours de validité au CE auront accès à ces données.
Depuis  son tableau de bord, le RH peut déposer, supprimer ou modifier des documents. Le SIRH permet de générer des emails automatiques pour alerter vos collaborateurs de la création d’un nouveau document. Si l’information concerne uniquement le CE, le message parviendra uniquement à cette population.

Générer les indicateurs et rapports utiles à la BDES

Le SIRH vous offre la possibilité de concevoir automatiquement des rapports et des analyses grâce à des requêtes : indicateurs sociaux, bilan social, tableau des emplois et ressources…
Pour cette nouvelle rubrique que constitue l’égalité personnelle, vous aurez besoin d’un diagnostic et d’une analyse de la situation respective des femmes et des hommes. Cette étude devra se faire pour chacune des CSP pour plusieurs processus dont le recrutement, la formation, la santé au travail, la rémunération…
-     Le logiciel RH vous aidera à construire ces tableaux de reporting : analyse des écarts de salaires
-     déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification, de l’ancienneté,
-     évolution des taux de promotion entre les deux sexes par métier.
Ainsi, dans un seul outil, les données RH sont collectées, stockées, analysées et redistribuées à qui de droit.


# Loi Rebsamen #BDES (base de données économiques et sociales)  #BDU (base de données unique) #Instances représentatives du personnel

RH digital : Automatisez vos processus RH, il y a une application pour cela !

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Written on 07:23 by Adequasys

DRH, êtes-vous prêt pour la transformation numérique RH ? 


Aujourd’hui tout est numérique… au bureau, à la maison : sur Internet, vous gérez vos demandes de documents administratifs ; sur Internet, vous payez vos impôts ; sur Internet, vous envoyez un recommandé ; sur Internet, vous regardez vos films ; sur Internet, vous partagez vos photos ; sur Internet, vous faites vos courses ; sur Internet, vous trouvez un emploi, discutez avec vos amis… Depuis votre smartphone ou votre tablette, vous réalisez des actions en quelques minutes, car « il y a une application pour tout ». Bref, la liste peut être très longue tant l’utilisation d’Internet, d’applications et du numérique remplit nos vies.

Alors pourquoi, dans votre vie professionnelle, en tant que RH, utilisez-vous encore des dizaines de fichiers Excel ? 

Passez-vous encore des heures à établir des rapports, des tableaux de reporting RH ?  Faites-vous encore vos courriers, contrats, attestations par publipostage sous Word ? Combien de temps passez-vous chaque année à gérer toutes ces tâches chronophages et à faibles valeurs ajoutées ?
 
Autant d’exemples qui obligent les DRH à vivre avec son temps, suivre la transformation digitale RH et adopter une véritable culture numérique. L’ère de la digitalisation RH est belle et bien là. La multiplication des données – la big data RH – amplifie les tâches des services des ressources humaines.

En effet, le numérique est un formidable levier de développement de la performance de votre entreprise, encore trop peu utilisé par les entreprises et par les DRH.  L’e-RH ou le SIRH est un outil indispensable à la décision RH et par là même, à la stratégie d’entreprise. Mettre en place une nouvelle application de gestion des RH, de nouvelles méthodes de travail, vous permettraient d’automatiser tous les processus RH lié au cycle de vie des collaborateurs dans votre société. Avec un portail RH, innovez et communiquez avec vos collaborateurs, accompagnez les managers dans la gestion de leurs équipes au quotidien. Ainsi, vous mettez en valeur la fonction RH dans l’entreprise et valorisez la marque employeur

La puissance d’un SIRH est encore méconnue et c’est bien dommage. Grâce au SIRH, les données du collaborateur sont centralisées dans une seule et même solution. Le système d’information des ressources humaines vous permet d’automatiser les tâches, dématérialiser les documents et les procédures, de décentraliser les actions RH auprès des managers et des employés eux-mêmes et ainsi les responsabiliser et les valoriser. Les données RH sont protégées et sécurisées. Vous gérez plus de 200 collaborateurs, sous plusieurs entités et/ou lieux, dans plusieurs langues et/ou pays. Le SIRH s’adapte à vos besoins et à votre métier. Face à cette masse d’informations, donnez-vous les moyens d’analyser ces données RH et de contrôler leurs qualités grâce à une application RH intégrée !
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Gestion des Absences et Vacances : rigueur et anticipation

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Written on 03:41 by Adequasys


Comment faites-vous pour gérer les absences de vos collaborateurs ? Comment font les entreprises pour faire face aux postes vacants pendant ces périodes de grands départs ?

« En Mai, fais ce qu’il te plaît ! ». En France, c’est aussi le mois des ponts voir même des viaducs. Les congés estivaux se profilent à l’horizon… et vos collaborateurs vont partir en vacances.

Il faut gérer les flots de demandes de congés, les récupérations des heures supplémentaires, les RTT ou les jours de fractionnement. Sans oublier qu’il faut s’organiser pour réduire le nombre de postes vacants, le nombre de formation des remplaçants ou l’appel à des contrats externes en CDD ou intérim.
Quand vous avez plus de 200 collaborateurs, comment traiter ces données en masse autrement que par des centaines de fichiers Excel et des feuilles volantes ? Comment vérifier que les informations sont bonnes ? Que les demandes ont été validées ? Qu’untel sera bien remplacé pendant ses congés ?
Anticiper pour réduire l’impact des absences des salariés sur l’économie d’entreprise, voilà l’une des solutions. Certaines entreprises font des sondages dès le début de l’année pour gérer les vacances d’été ou des statistiques sur le nombre de jours à solder avant la date fatidique du 30 avril ou 31 mai selon les usages de l’entreprise.
A l’heure de l’informatisation croissante, saviez-vous qu’il existe des logiciels de gestion de ressources humaines qui aident à gérer les absences et les vacances ?

« Quand je suis arrivée, les salariés m’inscrivaient leurs absences sur des bouts de papier et il y avait sans arrêt des navettes avec des modifications. Le logiciel nous a permis d’éviter les allées et venues dans mon bureau et les dérangements inutiles. » Société de Jeu en Ligne

Depuis la prévision jusqu’à la comptabilisation des soldes de jours de congés, le processus de demande d‘absence est simple et pratique. Le portail RH en self-service permet au salarié de poser lui-même ses vacances.
Le SIRH permet au DRH de réaliser différentes statistiques sur les périodes ou les types d’absences pour analyser l’absentéisme par exemple, dans le cadre de la prévention des risques psychosociaux et la responsabilité sociétale des entreprises.
Finies les feuilles volantes et les tableaux Excel, les fiches navettes… les demandes d’absences sont gérées automatiquement ! Que de temps et de manipulations gagnées et d’erreurs évités pour le service RH.
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