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Lecroupier.com plébiscite Allegro pour la gestion des absences

Le Casino en ligne de Lucien Barrière a développé sa GRH en commençant par une gestion des données personnelles des collaborateurs et de leurs absences.
« Je suis venue pour participer au développement de cette nouvelle entreprise. Quand je suis arrivée, les collaborateurs me rendaient leurs demandes d’absence sur des bouts de papier. J’en avais partout sur mon bureau et cela devenait ingérable ! Je saisissais toutes les informations à la main et cela me prenait beaucoup trop de temps. Par ailleurs j’avais besoin d’un outil qui me permette de rassembler l’ensemble des données des salariés », commence Perrine Guidi, RRH chez Lecroupier.com.
Aujourd’hui, la solution Allegro lui permet de mettre en place un planning commun à l’ensemble des collaborateurs et de réaliser un reporting des absences. « Il n’existe pas à l’heure actuelle beaucoup d’outils simples d’utilisation et accessibles aux petites structures, explique-t-elle. J’ai trouvé l’entreprise Adequasys sur Internet. » Grâce à la solution, Perrine Guidi peut suivre le compteur des absences et être rapidement informée si un salarié est malade, puisque l’outil permet à tout salarié de déclarer en temps réel sa situation en ligne. De leur côté, les managers peuvent suivre régulièrement les absences de leurs subordonnés. Ils sont prévenus dès qu’un membre de leur équipe poste une absence (un mail est généré automatiquement). Les managers peuvent ainsi comptabiliser les absents et organiser les missions de chacun en fonction des impératifs. Par ailleurs, ils peuvent voir en un coup d’œil si les salariés ont éclusé ou non le nombre de jours de congés ou de RTT afin de donner les autorisations adéquates. Ainsi, la gestion des compteurs et soldes est facilitée car l’accès aux informations est beaucoup plus rapide.
L’administration du personnel est plus aisée. Perrine Guidi explique : « J’ai créé un dossier individuel pour chaque collaborateur dans lequel sont rassemblés tous les documents administratifs tels que l’adresse, les coordonnées bancaires, le contrat, les informations sur la mutuelle, etc…Chaque salarié peut voir les données dont je dispose et les modifier. Les managers ont également accès aux dossiers de leurs subordonnés et peuvent y puiser les informations sans me solliciter sans arrêt. »
Outre la gestion des absences, Allegro a permis à Perrine Guidi de créer son propre espace RH de communication. Elle a personnalisé l’outil avec les images de l’entreprise et utilise la page d’accueil pour sa propre communication interne. Elle y a jouté les procédures internes, un annuaire, et un trombinoscope, très utile pour présenter l’ensemble des salariés répartis entre la France et Malte.
Par contre, le module dédié aux entretiens annuels n’a pas été activé. « Durant la période de tests, je n’étais pas au courant des évolutions futures de nos entretiens annuels et, aujourd’hui, il faudrait à nouveau paramétrer l’outil pour qu’il corresponde aux nouveaux besoins des managers. Du coup, je retranscris les entretiens annuels sous word, les scanne, et les attache comme documents dans les dossiers administratifs des salariés. » Elle prévient : « La phase de paramétrage dure environ 3 mois et il ne faut pas hésiter pendant cette période à travailler sur l’outil, même si ce dernier n’est pas finalisé. C’est absolument nécessaire afin de bien identifier ses besoins. »
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