Pour faciliter la communication interne, le RH 2.0

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Written on 01:53 by Adequasys

Il est toujours difficile d’expliquer ce qu’est le 2.0. Tout le monde en a entendu parler sans réussir à le définir. Reprenons la définition du professeur McAfee : « L’entreprise 2.0 correspond à une utilisation de plateformes sociales émergentes au sein de sociétés ou entre des sociétés, leurs partenaires et leurs clients ». En d’autres termes, l’entreprise 2.0 peut être considérée comme la socialisation de logiciels, permettant de renforcer les liens entre collègues et donc le sentiment d’appartenir à une communauté : partage des données et savoir-faire, aide à l’intégration de nouveaux collaborateurs ou reconnaissance des compétences.
Le département des Ressources Humaines est dans une situation délicate, où elle doit se réaffirmer au sein de l’entreprise : pas suffisamment entendu par la direction, peu présent selon les salariés… Il est temps de redynamiser ce service, encore peu enclin à utiliser les nouveaux outils de communication.

Les nouveaux systèmes de gestion de l’information sont devenus plus rapides et flexibles, mais surtout moins complexes et moins couteux. En effet, les entreprises ne communiquent pas suffisamment en interne, et au-delà d’un problème de temps, c’est un problème de priorisation de l’information que l’on constate. L’utilisation d’une Solution Informatique des Ressources Humaines permet d’une part d’alléger la gestion des tâches quotidiennes du service, et d’autre part de créer une interface dynamique entre les collaborateurs, notamment par la création d’un blog interne.

Avant de modifier le système, la Direction doit préparer le terrain : prévenir les salariés et les encourager au changement, s’occuper des formations, et surtout, laisser le temps aux utilisateurs de s’adapter, car les habitudes sont tenaces : on continue de stocker des données sans vouloir les partager.
De nouveaux outils se développent sans cesse, et les entreprises, bien qu’initialement réticentes, finissent, pour la majorité, par adopter ces nouvelles techniques. Ainsi, les blogs, vivement critiqués furent finalement utilisés par les entreprises. De même, les habitudes prises par le grand public quant à l’utilisation des messageries instantanées ou forum de discussion se sont infiltrées dans les entreprises ; le salarié souhaitant au minimum retrouver le confort qu’il possède à son domicile.

Les outils issus du 2.0 ne sont pas là pour se substituer aux méthodes existantes, mais au contraire pour les conforter. Automatiser certains procédés routiniers donne la possibilité au service RH de se concentrer sur les tâches nécessitant plus d’attention. Il s’agirait d’obtenir une plateforme plus dynamique, interactive et accessible à tous, car l’aspect social ne doit plus être négligé.
Le portail de l’entreprise : c’est à partir de cet outil que le collaborateur peut effectuer la majeure partie de son activité (recherche d’informations, de contacts, avancement du travail…). Il est constitué d’un tableau de bord, avec l’ensemble des notes importantes, d’un profil personnalisable, d’un processus d’authentification qui déterminera quelles sont les informations auxquelles il a accès : on recherche le document approprié au lieu de « crouler » sous les informations. En réduisant le temps de recherche, il contribuera ainsi à une meilleure productivité.

Blogs et réseaux sociaux
Il est relativement facile de rédiger des blogs, car aucune formation n’est nécessaire. Ce sont des interfaces intuitives permettant de retrouver aisément des informations (classement par catégorie, recherches par mots-clés). Les blogs internes aux entreprises permettent d’alléger la communication : aller au-delà du téléphone et des e-mails, et ainsi éviter l’oubli de contacts ou la perte de fichiers. Chacun peut lire l’article, et laisser des commentaires. Autre avantage : les archives sont un bon moyen d’intégrer un nouveau collègue pour transmettre des informations.
Des projets de gestion des connaissances n’ont pas connu de grands succès par le passé. Ce sujet est remis au goût du jour avec les Wiki, devenus des outils de collaboration majeurs, où chacun ajoute ses propres informations afin d’actualiser le dossier. Quant aux réseaux sociaux, ils sont établis sur la base de profils des collaborateurs. Ces derniers pourraient être regroupés en fonction de leurs compétences, ou souhaits de formation (à la base du coaching d’entreprise).

Dans chaque entreprise, des salariés possèdent déjà un profil LinkedIn ou des blogs, et consultent des sites comme YouTube. Cette tendance va s’intensifier dans les années à venir. Aussi est il conseillé aux entreprises d’examiner la question du 2.0, sous peine d’être considérées comme dépassées par la nouvelle génération, qui ira alors proposer ses services aux concurrents. Le 2.0 serait ainsi un moyen pour les RH de prendre le contrôle d’une entreprise en pleine mutation, et d’y légitimer sa position, trop souvent négligée. Le département RH pourrait devenir un véritable « pôle d’expertise » au sein de l’entreprise, au travers de logiciels, blogs ou autres réseaux sociaux.

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SIRH, une solution à l’absentéisme

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Written on 01:44 by Adequasys

Les constats
Selon Alma Consulting Group, le taux d’absentéisme a atteint, en 2009, une moyenne de 17.8 jours par salarié (soit un taux de 4.85%) c'est-à-dire 4.3 jours d’absence supplémentaires par rapport à 2008. Suite à la crise économique, les salariés sont de plus en plus démotivés (25%), se sentent de moins en moins impliqués (22% d’entre eux), n’ont plus l’impression de faire partie de leur structure (13%) ou font face à des problèmes relationnels avec leur équipe de travail (11%).

Les causes de l’absentéisme sont nombreuses : Si la majorité des absences est liée à la sphère privée, d’autres peuvent être liées à la vie professionnelle. On note, enfin, une recrudescence de l’absence dite de « confort », abusive et choisie délibérément par le salarié. Néanmoins, il existe un taux d’absentéisme normal et incompressible (congés parentaux, RTT...). Aussi est-il important de connaître les variables sur lesquelles on peut agir, et de savoir comment, quand et chez qui se manifeste l’absentéisme : retards, accidents de travail, maladies professionnelles, chez les managers, ouvriers, salariés de plus de 55 ans, par rapport à l’organisation et aux conditions de travail…

La place du stress au travail ? Actuellement, presque la moitié des arrêts maladies seraient dus à un niveau de stress trop élevé au sein de l’entreprise : environnement malsain entre collaborateurs, bouleversement personnel ou professionnel ou encore objectifs irréalisables. Ainsi, les salariés ne travailleraient qu’à 80% de leur potentiel, et au final, ce serait 40 jours dans l’année pour lesquels ils seraient payés « à ne rien faire ».

  • Les conséquences
En plus de désorganiser la structure de l’entreprise, l’absentéisme engendre de nombreux frais : maintien du salaire, baisse de la productivité de l’entreprise, augmentation des assurances. En cas de prolongation de l’absence, il faut penser à l’embauche d’intérimaires, qui revient très chère. En moyenne, un taux d’absentéisme de 1% coûte 1% de la masse salariale. A moyen terme, cela a un impact sur l’image de marque de l’entreprise. Par ailleurs, on a pu constater un phénomène de contagion : sans réaction de l’entreprise, la multiplication des absences se poursuivra.

  • Quelles sont les mesures qui ont déjà été prises ?
Du côté des entreprises, on utilise les mesures répressives telles que le versement de primes de présentéisme, pour inciter les salariés à être plus présents. Malheureusement, cela a engendré de mauvais réflexes, à savoir l’abandon de la prime au profit d’absences ou la recherche à tout prix de cette prime, au détriment de la santé. Par ailleurs, cela pénalise les salariés qui doivent s’absenter pour des raisons justifiées. En outre, les entreprises pratiquent les contre visites systématiques pour vérifier la véracité des propos du malade, mais c’eut pour conséquence d’engendrer un climat de méfiance.

Un dialogue doit s’instaurer au retour du salarié : Il s’agit d’abord de réintégrer le salarié lors d’un entretien informel, pour prendre de ses nouvelles et l’informer des actions menées durant son absence. Par la suite, il faut comprendre les motifs de son absence, afin d’éviter toute rechute. En aucun cas il ne s’agit de blâmer, mais plutôt de montrer que le salarié a sa place au sein de l’entreprise. Il ne faut pas hésiter à poser des questions pour connaître le malaise éventuel et permettre de répondre aux attentes de chacun, car une mesure collective n’est pas la meilleure solution à retenir. En cas d’absence pour une raison familiale ou de santé, il est important de déculpabiliser le salarié. Apprendre à mieux connaître ses employés permet d’anticiper de nouvelles absences.

Comment une solution informatique peut-elle aider à résoudre des problèmes d’ordre psychologique ?

De manière générale, ce sont les économies réalisables vis-à-vis des primes d’assurance, qui encouragent les entreprises à investir pour une meilleure gestion des absences.

Créé à l’origine pour une meilleure gestion des tâches administratives quotidiennes, le SIRH est apparu comme un instrument indispensable au bon fonctionnement du département RH, qui a su s’adapter à ses nouveaux défis. L’un d’eux est la lutte contre l’absentéisme, considéré comme le maux du XXIème siècle des entreprises. En effet, si des logiciels sont déjà capables de traiter des données d’ordre matériel (paiements, emploi du temps), pourquoi ne permettraient-ils pas de traiter des données plus « humaines » ? L’utilisation de l’informatique a déjà permis de réduire de 10% les absences lorsqu’elles peuvent être détectées à l’avance.

Savoir maîtriser l’absentéisme au sein de sa société est un rôle essentiel du département RH. Il faut pouvoir identifier et mettre en avant les coûts effectifs de ses absences, et ce en présence des salariés. L’absentéisme ne doit plus rester un sujet tabou. Un système informatique pourrait effectuer de manière complète un bilan des problèmes éprouvés au sein de la société. Par ailleurs, il permettrait de distinguer les absences dites normales (congés acceptés, jours de formation…) des absences impromptues, et d’adapter une réponse en fonction de la situation (gestion du planning). Grâce à ces bases de données chiffrées, les managers ou responsables RH seraient en mesure de détecter les malaises au sein de leur service (une hausse de l’absentéisme depuis l’arrivée d’un nouveau collègue ?). Des réunions mensuelles donneraient l’occasion de faire le point au sein de l’équipe et d’appréhender les futures difficultés.

Après analyse des données, il faut émettre des hypothèses quant aux causes de l’absentéisme trop élevé, et enfin, valider les dites hypothèses sur le terrain, en prenant du temps avec les services concernés. L’entreprise devra être à même de déterminer les outils de management appropriés, pour mieux régler le phénomène de l’absentéisme. Une solution efficace doit aussi permettre de créer un réseau de spécialistes de la santé (contacts de médecins ou organismes de prévention). Enfin, cela doit permettre de créer un management particulier dédié à la santé et adapté aux besoins de l’entreprise et à chacun de ses salariés : comment gérer les absents, promouvoir la santé dans l’entreprise. Cela est aussi valable pour le stress au travail, par la création de dialogue entre le manager et ses équipes, ou avec des spécialistes. Les RH jouent donc un rôle majeur pour la création d’un environnement plus stable et serein : le sentiment d’être reconnu et écouté sans la peur de rattraper le retard accumulé.

Le SIRH ne se cantonne donc plus à la gestion basique de données, mais devient un outil de détection plus complexe au bon fonctionnement de l’entreprise. Il passe du traitement d’informations à la prévision d’événements, réduisant ainsi les coûts d’adaptation de l’entreprise.

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Les RH seront-ils les leaders de l'entreprise 2.0 ?

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Written on 03:23 by Adequasys

Est-il possible d'utiliser les nouvelles technologies pour répondre aux besoins des ressources humaines. N'est-il pas dangereux d'ouvrir librement les échanges au sein des entreprises. Les SIRH peuvent-ils répondent à ces besoins ? Le débat organisé par Vincent Berthelot permet de répondre à ces questions.


E-Reputation, personnal branding : risques et tentation d'une judiciarisation

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Written on 05:24 by Adequasys



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Une conférence Media ACES pour les sociétés qui blogguent !!

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Written on 01:24 by Adequasys

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La mise en place d'un réseau social professionnel favorise-t-elle l'innovation ?

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Written on 02:18 by Adequasys


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L’intégration d’un nouveau collaborateur, charge ou formalité

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Written on 07:13 by Adequasys

L’arrivée d’un nouveau collaborateur s’intègre généralement dans le planning chargé de la personne responsable de cette fonction. Le jour J, celle-ci essaye de se rappeler les différentes actions à effectuer afin d’accueillir au mieux la nouvelle recrue. Malgré sa bonne volonté et ses efforts, les étapes de l’intégration ne sont pas toutes respectées.
Certaines entreprises ont mis en place une check list interne, où la personne responsable de l’intégration doit se référer à chaque embauche. Cette liste est rarement mise à jour et difficile à suivre. Il faut, en effet, régulièrement s’y référer pour être efficace.
Adequasys a crée au sein de son SIRH Allegro RH un module de gestion d’intégration d’un nouveau collaborateur. Il permet d’automatiser certaines actions :

Email d’annonce de l’embauche d’un nouvel employé aux différents services
Création automatique du portail personnalisé du nouveau collaborateur
Saisie d’informations personnelles directement par le nouveau collaborateur en self service (CV, dossier administratif…)
Mise à disposition des documents et liens de formations obligatoires et facultatives
Convocation automatique aux formations du nouveau collaborateur
Mise à disposition des dossiers administratifs (contrats de travail, convention collective, manuel du personnel, règlement interne…)
Mise à disposition de nombreuses informations pratiques
Formulaires de demande d’attestations et de déclarations

Allegro Ressource Humaine crée automatiquement une check list personnalisable qui permet de suivre méthodiquement les différentes actions à effectuer lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou de tout autre événement. Chaque tâche à effectuer s’affiche sous forme de Post-it sur le portail de la personne en charge de l’intégration.
La charge de l’intégration d’un nouveau collaborateur se transforme alors en simple formalité, où les ressources humaines peuvent se concentrer sur le cœur de leur métier, l’humain.

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Au pays des RH - Saison 2010, Episode 2 : Le premier jour de Marc

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Written on 02:17 by Adequasys

Marc a appris la nouvelle vendredi dernier, il est embauché chez CVB SA ! Après 5 longs mois de recherche intense, il va enfin revenir dans le cercle des ingénieurs automobiles. Son dernier employeur avait été touché de plein fouet par la crise économique. Il se demande comment va se passer son premier jour, accueil froid et réservé ou chaleureux et cordial ?

Il se souvient de ses débuts chez son ancien employeur où la personne responsable de son intégration avait tout simplement oublié de lui mettre à disposition les formations des nouveaux employés. Il avait attendu 2 semaines avant d’avoir un ordinateur !   Le genre d’accueil qui vous fait comprendre que votre arrivée n’a pas été préparée. C’est avec cette hantise qu’il ouvre la porte du bâtiment qu’il appellera dorénavant son lieu de travail.

Personne n’est à l’accueil, ça commence bien ! Il s’avance alors hésitant dans le couloir principal, jetant un coup d’œil à travers les portes entrouvertes des bureaux jalonnant le couloir. Personne ! Le silence total est angoissant. Marc commence à se poser des questions, est-ce un jour férié, un jour de grève ? Lentement il arrive dans une grande salle, des dizaines de bureaux en open-space, mais toujours personne.

Soudain, venu de nulle part, une trentaine de personnes arrivent en courant, criant en chœur « Poisson d’Avril !!! ». Quelle surprise ! Obnubilé par le stress des premiers instants, Marc avait oublié qu’on était le 1er Avril. Le directeur de la recherche a alors accueilli le nouveau par un petit mot de bienvenue, quel accueil !

Julie, la responsable du recrutement, a fait avec Marc la visite des locaux en prenant le temps de lui présenter les personnes clé de l’entreprise. En le conduisant à son bureau, elle lui explique que des formations sont à sa disposition sur son portail self-service RH ainsi que des formulaires à remplir et son CV à mettre à jour. Dès la page d’accueil Marc trouvera des pages destinées aux nouveaux collaborateurs avec les réponses à toutes sortes de questions pratiques. Marc est impressionné par le professionnalisme de CVB SA. Tout est prêt ! Julie lui explique alors que les ressources humaines sont assistées par un SIRH qui automatise les étapes à faire lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur : chaque service a reçu automatiquement un email le prévenant de l’arrivée de Marc et des tâches à préparer.

A chaque fois qu’un collaborateur est recruté, le système crée automatiquement un accès personnel, personnalisable par la responsable du recrutement. Julie explique à Marc que dans son portail il trouvera une liste de tâches à effectuer afin de compléter son intégration. En plus de son dossier personnel à saisir, il aura, par exemple, accès a son programme de formation prévu pour les prochains jours. Il aura aussi à remplir et signer des papiers administratifs qu’il pourra imprimer directement depuis le portail web. Il découvre que c’est aussi dans le portail RH, qu’il pourra lui-même signaler un changement de compte bancaire, une naissance ou un déménagement, ou encore demander une attestation. C’est aussi là qu’il verra les organigrammes de l’entreprise et des informations sur le profil et la fonction de ses futurs collègues.

Marc se rappelle de sa dernière intégration, où il avait dû relancer régulièrement sa responsable du recrutement pour qu’elle lui envoi les PowerPoint pour se former. Julie explique que depuis la mise en place du système de recrutement et d’intégration, toutes les étapes sont respectées et aucun détail n’est laissé au hasard. L’intégration d’un nouveau collaborateur n’est plus un souci pour Julie. Elle sait qu’en suivant les tâches indiquées dans son espace ressources humaines elle n’oubliera rien. Elle peut alors se consacrer en toute sérénité à ses autres fonctions, sans être dérangée par le téléphone pour répondre aux questions des nouveaux arrivés.

Marc reçoit par email ses identifiants pour l’accès au portail RH. Il se connecte…A suivre…

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