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Pour faciliter la communication interne, le RH 2.0

Il est toujours difficile d’expliquer ce qu’est le 2.0. Tout le monde en a entendu parler sans réussir à le définir. Reprenons la définition du professeur McAfee : « L’entreprise 2.0 correspond à une utilisation de plateformes sociales émergentes au sein de sociétés ou entre des sociétés, leurs partenaires et leurs clients ». En d’autres termes, l’entreprise 2.0 peut être considérée comme la socialisation de logiciels, permettant de renforcer les liens entre collègues et donc le sentiment d’appartenir à une communauté : partage des données et savoir-faire, aide à l’intégration de nouveaux collaborateurs ou reconnaissance des compétences.
Le département des Ressources Humaines est dans une situation délicate, où elle doit se réaffirmer au sein de l’entreprise : pas suffisamment entendu par la direction, peu présent selon les salariés… Il est temps de redynamiser ce service, encore peu enclin à utiliser les nouveaux outils de communication.

Les nouveaux systèmes de gestion de l’information sont devenus plus rapides et flexibles, mais surtout moins complexes et moins couteux. En effet, les entreprises ne communiquent pas suffisamment en interne, et au-delà d’un problème de temps, c’est un problème de priorisation de l’information que l’on constate. L’utilisation d’une Solution Informatique des Ressources Humaines permet d’une part d’alléger la gestion des tâches quotidiennes du service, et d’autre part de créer une interface dynamique entre les collaborateurs, notamment par la création d’un blog interne.

Avant de modifier le système, la Direction doit préparer le terrain : prévenir les salariés et les encourager au changement, s’occuper des formations, et surtout, laisser le temps aux utilisateurs de s’adapter, car les habitudes sont tenaces : on continue de stocker des données sans vouloir les partager.
De nouveaux outils se développent sans cesse, et les entreprises, bien qu’initialement réticentes, finissent, pour la majorité, par adopter ces nouvelles techniques. Ainsi, les blogs, vivement critiqués furent finalement utilisés par les entreprises. De même, les habitudes prises par le grand public quant à l’utilisation des messageries instantanées ou forum de discussion se sont infiltrées dans les entreprises ; le salarié souhaitant au minimum retrouver le confort qu’il possède à son domicile.

Les outils issus du 2.0 ne sont pas là pour se substituer aux méthodes existantes, mais au contraire pour les conforter. Automatiser certains procédés routiniers donne la possibilité au service RH de se concentrer sur les tâches nécessitant plus d’attention. Il s’agirait d’obtenir une plateforme plus dynamique, interactive et accessible à tous, car l’aspect social ne doit plus être négligé.
Le portail de l’entreprise : c’est à partir de cet outil que le collaborateur peut effectuer la majeure partie de son activité (recherche d’informations, de contacts, avancement du travail…). Il est constitué d’un tableau de bord, avec l’ensemble des notes importantes, d’un profil personnalisable, d’un processus d’authentification qui déterminera quelles sont les informations auxquelles il a accès : on recherche le document approprié au lieu de « crouler » sous les informations. En réduisant le temps de recherche, il contribuera ainsi à une meilleure productivité.

Blogs et réseaux sociaux
Il est relativement facile de rédiger des blogs, car aucune formation n’est nécessaire. Ce sont des interfaces intuitives permettant de retrouver aisément des informations (classement par catégorie, recherches par mots-clés). Les blogs internes aux entreprises permettent d’alléger la communication : aller au-delà du téléphone et des e-mails, et ainsi éviter l’oubli de contacts ou la perte de fichiers. Chacun peut lire l’article, et laisser des commentaires. Autre avantage : les archives sont un bon moyen d’intégrer un nouveau collègue pour transmettre des informations.
Des projets de gestion des connaissances n’ont pas connu de grands succès par le passé. Ce sujet est remis au goût du jour avec les Wiki, devenus des outils de collaboration majeurs, où chacun ajoute ses propres informations afin d’actualiser le dossier. Quant aux réseaux sociaux, ils sont établis sur la base de profils des collaborateurs. Ces derniers pourraient être regroupés en fonction de leurs compétences, ou souhaits de formation (à la base du coaching d’entreprise).

Dans chaque entreprise, des salariés possèdent déjà un profil LinkedIn ou des blogs, et consultent des sites comme YouTube. Cette tendance va s’intensifier dans les années à venir. Aussi est il conseillé aux entreprises d’examiner la question du 2.0, sous peine d’être considérées comme dépassées par la nouvelle génération, qui ira alors proposer ses services aux concurrents. Le 2.0 serait ainsi un moyen pour les RH de prendre le contrôle d’une entreprise en pleine mutation, et d’y légitimer sa position, trop souvent négligée. Le département RH pourrait devenir un véritable « pôle d’expertise » au sein de l’entreprise, au travers de logiciels, blogs ou autres réseaux sociaux.
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