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SIRH, une solution à l’absentéisme

Les constats
Selon Alma Consulting Group, le taux d’absentéisme a atteint, en 2009, une moyenne de 17.8 jours par salarié (soit un taux de 4.85%) c'est-à-dire 4.3 jours d’absence supplémentaires par rapport à 2008. Suite à la crise économique, les salariés sont de plus en plus démotivés (25%), se sentent de moins en moins impliqués (22% d’entre eux), n’ont plus l’impression de faire partie de leur structure (13%) ou font face à des problèmes relationnels avec leur équipe de travail (11%).

Les causes de l’absentéisme sont nombreuses : Si la majorité des absences est liée à la sphère privée, d’autres peuvent être liées à la vie professionnelle. On note, enfin, une recrudescence de l’absence dite de « confort », abusive et choisie délibérément par le salarié. Néanmoins, il existe un taux d’absentéisme normal et incompressible (congés parentaux, RTT...). Aussi est-il important de connaître les variables sur lesquelles on peut agir, et de savoir comment, quand et chez qui se manifeste l’absentéisme : retards, accidents de travail, maladies professionnelles, chez les managers, ouvriers, salariés de plus de 55 ans, par rapport à l’organisation et aux conditions de travail…

La place du stress au travail ? Actuellement, presque la moitié des arrêts maladies seraient dus à un niveau de stress trop élevé au sein de l’entreprise : environnement malsain entre collaborateurs, bouleversement personnel ou professionnel ou encore objectifs irréalisables. Ainsi, les salariés ne travailleraient qu’à 80% de leur potentiel, et au final, ce serait 40 jours dans l’année pour lesquels ils seraient payés « à ne rien faire ».
  • Les conséquences
En plus de désorganiser la structure de l’entreprise, l’absentéisme engendre de nombreux frais : maintien du salaire, baisse de la productivité de l’entreprise, augmentation des assurances. En cas de prolongation de l’absence, il faut penser à l’embauche d’intérimaires, qui revient très chère. En moyenne, un taux d’absentéisme de 1% coûte 1% de la masse salariale. A moyen terme, cela a un impact sur l’image de marque de l’entreprise. Par ailleurs, on a pu constater un phénomène de contagion : sans réaction de l’entreprise, la multiplication des absences se poursuivra.

  • Quelles sont les mesures qui ont déjà été prises ?
Du côté des entreprises, on utilise les mesures répressives telles que le versement de primes de présentéisme, pour inciter les salariés à être plus présents. Malheureusement, cela a engendré de mauvais réflexes, à savoir l’abandon de la prime au profit d’absences ou la recherche à tout prix de cette prime, au détriment de la santé. Par ailleurs, cela pénalise les salariés qui doivent s’absenter pour des raisons justifiées. En outre, les entreprises pratiquent les contre visites systématiques pour vérifier la véracité des propos du malade, mais c’eut pour conséquence d’engendrer un climat de méfiance.

Un dialogue doit s’instaurer au retour du salarié : Il s’agit d’abord de réintégrer le salarié lors d’un entretien informel, pour prendre de ses nouvelles et l’informer des actions menées durant son absence. Par la suite, il faut comprendre les motifs de son absence, afin d’éviter toute rechute. En aucun cas il ne s’agit de blâmer, mais plutôt de montrer que le salarié a sa place au sein de l’entreprise. Il ne faut pas hésiter à poser des questions pour connaître le malaise éventuel et permettre de répondre aux attentes de chacun, car une mesure collective n’est pas la meilleure solution à retenir. En cas d’absence pour une raison familiale ou de santé, il est important de déculpabiliser le salarié. Apprendre à mieux connaître ses employés permet d’anticiper de nouvelles absences.

Comment une solution informatique peut-elle aider à résoudre des problèmes d’ordre psychologique ?

De manière générale, ce sont les économies réalisables vis-à-vis des primes d’assurance, qui encouragent les entreprises à investir pour une meilleure gestion des absences.

Créé à l’origine pour une meilleure gestion des tâches administratives quotidiennes, le SIRH est apparu comme un instrument indispensable au bon fonctionnement du département RH, qui a su s’adapter à ses nouveaux défis. L’un d’eux est la lutte contre l’absentéisme, considéré comme le maux du XXIème siècle des entreprises. En effet, si des logiciels sont déjà capables de traiter des données d’ordre matériel (paiements, emploi du temps), pourquoi ne permettraient-ils pas de traiter des données plus « humaines » ? L’utilisation de l’informatique a déjà permis de réduire de 10% les absences lorsqu’elles peuvent être détectées à l’avance.

Savoir maîtriser l’absentéisme au sein de sa société est un rôle essentiel du département RH. Il faut pouvoir identifier et mettre en avant les coûts effectifs de ses absences, et ce en présence des salariés. L’absentéisme ne doit plus rester un sujet tabou. Un système informatique pourrait effectuer de manière complète un bilan des problèmes éprouvés au sein de la société. Par ailleurs, il permettrait de distinguer les absences dites normales (congés acceptés, jours de formation…) des absences impromptues, et d’adapter une réponse en fonction de la situation (gestion du planning). Grâce à ces bases de données chiffrées, les managers ou responsables RH seraient en mesure de détecter les malaises au sein de leur service (une hausse de l’absentéisme depuis l’arrivée d’un nouveau collègue ?). Des réunions mensuelles donneraient l’occasion de faire le point au sein de l’équipe et d’appréhender les futures difficultés.

Après analyse des données, il faut émettre des hypothèses quant aux causes de l’absentéisme trop élevé, et enfin, valider les dites hypothèses sur le terrain, en prenant du temps avec les services concernés. L’entreprise devra être à même de déterminer les outils de management appropriés, pour mieux régler le phénomène de l’absentéisme. Une solution efficace doit aussi permettre de créer un réseau de spécialistes de la santé (contacts de médecins ou organismes de prévention). Enfin, cela doit permettre de créer un management particulier dédié à la santé et adapté aux besoins de l’entreprise et à chacun de ses salariés : comment gérer les absents, promouvoir la santé dans l’entreprise. Cela est aussi valable pour le stress au travail, par la création de dialogue entre le manager et ses équipes, ou avec des spécialistes. Les RH jouent donc un rôle majeur pour la création d’un environnement plus stable et serein : le sentiment d’être reconnu et écouté sans la peur de rattraper le retard accumulé.

Le SIRH ne se cantonne donc plus à la gestion basique de données, mais devient un outil de détection plus complexe au bon fonctionnement de l’entreprise. Il passe du traitement d’informations à la prévision d’événements, réduisant ainsi les coûts d’adaptation de l’entreprise.

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