Bilan RH 2015 : retour sur les 3 plus grandes missions RH

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Written on 05:54 by Adequasys

La formation

En France, 2015 a été l’année de la réforme de la formation professionnelle avec la mise en place du Compte Personnel de Formation (CPF) pour tous les collaborateurs.
Fin 2014, 79% des Français ne connaissaient pas le CPF. Une période de changement sur laquelle il a fallu beaucoup communiquer sur son fonctionnement.
Les professionnels des Ressources Humaines déclarent que le processus de formation et la gestion du plan de formation de l’entreprise, ont fait partie des travaux incontournables en 2015.

L’entretien professionnel

En 2015, la loi sur la formation professionnelle a exigé l’organisation d’un « entretienprofessionnel » obligatoire tous les deux ans. 46% des RH jugent ce rendez-vous « très important » et 37% « important » selon l’étude de RegionJob, menée auprès de 220 professionnels des RH. Un entretien qui vient se greffer en plus des entretiens annuels facultatifs, que certaines entreprises font déjà passer à leurs collaborateurs.
Ce chantier a eu des répercussions sur les actions de GPEC (gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences) et donc aussi sur la gestion de la formation. Des dossiers chronophages que les RH ont dû gérer en priorité par rapport à la loi.

Le recrutement

Troisième chantier principal de 2015 : le recrutement et l’e-recrutement. Recruter, intégrer et fidéliser de nouveaux collaborateurs : la gestion destalents a été l’une des actions essentielles des RH cette année et le sera en 2016. Avec l’utilisation grandissante d’Internet, aujourd’hui, les recruteurs construisent des stratégies multicanales dont le but est de capter les profils les plus appropriés et les meilleurs talents… de quoi faire les beaux jours du « e-recruiting ».

À l’aube de la fin de cette année 2015, le DRH tient un rôle de « business partner ». Il doit non seulement gérer le capital le plus riche de l’entreprise : l’humain, mais aussi contribuer aux décisions stratégiques. En 2016, plus que jamais, le DRH devra se munir des bons outils SIRH… À suivre !Bookmark and Share

BDES : gérer toutes vos données RH dans un seul et même outil

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Written on 01:49 by Adequasys

BDES : Base de données économiques et sociales

Tirée de la loi du 14 juin 2013 sur la sécurisation de l'emploi ou « loi LES », la BDES (base de données économiques et sociales) a pour objectif d’optimiser le dialogue social. Le but est un partage des informations sur la stratégie de l'entreprise avec les représentants du personnel de l’entreprise (membres du CE, du CHCST, délégués syndicaux). Autrefois nommée « base de données unique» (BDU), ce dispositif apporte une vision globale et claire sur la valeur créée par l'activité de l'entreprise.
Au 1er janvier 2016, la BDES va encore évoluer avec une nouvelle rubrique obligatoire sur l’égalité professionnelle.

Comment mettre en place ce partage d’informations afin qu’il soit toujours à jour ? Comment être sûr qu’il reste confidentiel ? Comment faire pour qu’il soit toujours disponible pour les instances concernées ? Quels outils sont envisageables ?

Parmi les outils disponibles sur le marché, le SIRH permet une gestion complète des données RH, dont la BDES. Voici un panorama des fonctionnalités qu’il offre en la matière.

Des documents dématérialisés, toujours à jour, accessibles n’importe où

Le SIRH vous permet de partager vos documents à travers son outil de GED, gestion électronique des documents. Les informations stockées dans l’application, centralisées et dématérialisées, sont plus facilement et rapidement tenues à jours qu’au format papier. Rechercher un document devient facile grâce aux filtres et moteur de recherche.
La loi exige un accès permanent à la BDES, le SIRH assure cette mobilité avec une connexion possible de tous les salariés, suivant autorisation. Sa technologie « full web » permet une identification sécurisée, via un simple navigateur internet sur tous supports : ordinateur, borne interactive, tablette ou smartphone…

Regrouper les bonnes informations au bon endroit pour les bonnes personnes

Au cœur du principe du SIRH, plusieurs espaces sont dédiés en fonction du type de population : collaborateur, manager, direction… L’espace BDES à destination des représentants des salariés (CE, CCE, DUP, DP, DS, CHSCT, DUP…) propose différents documents et informations en consultation. Par exemple, vous pourrez créer un endroit consacré uniquement au CE. 

Garantir un accès aux informations rapide et sécurisé

L’application permet de gérer les droits d’accès à la BDES et de définir quelles sont les personnes ou groupe pour lesquelles cette information sera disponible. Chaque document est identifié avec la personne qui l’a déposé et la date de dépôt. Si l’instance concernée est le comité d’entreprise (CE), seules les personnes ayant un mandat en cours de validité au CE auront accès à ces données.
Depuis  son tableau de bord, le RH peut déposer, supprimer ou modifier des documents. Le SIRH permet de générer des emails automatiques pour alerter vos collaborateurs de la création d’un nouveau document. Si l’information concerne uniquement le CE, le message parviendra uniquement à cette population.

Générer les indicateurs et rapports utiles à la BDES

Le SIRH vous offre la possibilité de concevoir automatiquement des rapports et des analyses grâce à des requêtes : indicateurs sociaux, bilan social, tableau des emplois et ressources…
Pour cette nouvelle rubrique que constitue l’égalité personnelle, vous aurez besoin d’un diagnostic et d’une analyse de la situation respective des femmes et des hommes. Cette étude devra se faire pour chacune des CSP pour plusieurs processus dont le recrutement, la formation, la santé au travail, la rémunération…
-     Le logiciel RH vous aidera à construire ces tableaux de reporting : analyse des écarts de salaires
-     déroulement de carrière en fonction de l’âge, de la qualification, de l’ancienneté,
-     évolution des taux de promotion entre les deux sexes par métier.
Ainsi, dans un seul outil, les données RH sont collectées, stockées, analysées et redistribuées à qui de droit.


# Loi Rebsamen #BDES (base de données économiques et sociales)  #BDU (base de données unique) #Instances représentatives du personnel

RH digital : Automatisez vos processus RH, il y a une application pour cela !

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Written on 07:23 by Adequasys

DRH, êtes-vous prêt pour la transformation numérique RH ? 


Aujourd’hui tout est numérique… au bureau, à la maison : sur Internet, vous gérez vos demandes de documents administratifs ; sur Internet, vous payez vos impôts ; sur Internet, vous envoyez un recommandé ; sur Internet, vous regardez vos films ; sur Internet, vous partagez vos photos ; sur Internet, vous faites vos courses ; sur Internet, vous trouvez un emploi, discutez avec vos amis… Depuis votre smartphone ou votre tablette, vous réalisez des actions en quelques minutes, car « il y a une application pour tout ». Bref, la liste peut être très longue tant l’utilisation d’Internet, d’applications et du numérique remplit nos vies.

Alors pourquoi, dans votre vie professionnelle, en tant que RH, utilisez-vous encore des dizaines de fichiers Excel ? 

Passez-vous encore des heures à établir des rapports, des tableaux de reporting RH ?  Faites-vous encore vos courriers, contrats, attestations par publipostage sous Word ? Combien de temps passez-vous chaque année à gérer toutes ces tâches chronophages et à faibles valeurs ajoutées ?
 
Autant d’exemples qui obligent les DRH à vivre avec son temps, suivre la transformation digitale RH et adopter une véritable culture numérique. L’ère de la digitalisation RH est belle et bien là. La multiplication des données – la big data RH – amplifie les tâches des services des ressources humaines.

En effet, le numérique est un formidable levier de développement de la performance de votre entreprise, encore trop peu utilisé par les entreprises et par les DRH.  L’e-RH ou le SIRH est un outil indispensable à la décision RH et par là même, à la stratégie d’entreprise. Mettre en place une nouvelle application de gestion des RH, de nouvelles méthodes de travail, vous permettraient d’automatiser tous les processus RH lié au cycle de vie des collaborateurs dans votre société. Avec un portail RH, innovez et communiquez avec vos collaborateurs, accompagnez les managers dans la gestion de leurs équipes au quotidien. Ainsi, vous mettez en valeur la fonction RH dans l’entreprise et valorisez la marque employeur

La puissance d’un SIRH est encore méconnue et c’est bien dommage. Grâce au SIRH, les données du collaborateur sont centralisées dans une seule et même solution. Le système d’information des ressources humaines vous permet d’automatiser les tâches, dématérialiser les documents et les procédures, de décentraliser les actions RH auprès des managers et des employés eux-mêmes et ainsi les responsabiliser et les valoriser. Les données RH sont protégées et sécurisées. Vous gérez plus de 200 collaborateurs, sous plusieurs entités et/ou lieux, dans plusieurs langues et/ou pays. Le SIRH s’adapte à vos besoins et à votre métier. Face à cette masse d’informations, donnez-vous les moyens d’analyser ces données RH et de contrôler leurs qualités grâce à une application RH intégrée !
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Gestion des Absences et Vacances : rigueur et anticipation

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Written on 03:41 by Adequasys


Comment faites-vous pour gérer les absences de vos collaborateurs ? Comment font les entreprises pour faire face aux postes vacants pendant ces périodes de grands départs ?

« En Mai, fais ce qu’il te plaît ! ». En France, c’est aussi le mois des ponts voir même des viaducs. Les congés estivaux se profilent à l’horizon… et vos collaborateurs vont partir en vacances.

Il faut gérer les flots de demandes de congés, les récupérations des heures supplémentaires, les RTT ou les jours de fractionnement. Sans oublier qu’il faut s’organiser pour réduire le nombre de postes vacants, le nombre de formation des remplaçants ou l’appel à des contrats externes en CDD ou intérim.
Quand vous avez plus de 200 collaborateurs, comment traiter ces données en masse autrement que par des centaines de fichiers Excel et des feuilles volantes ? Comment vérifier que les informations sont bonnes ? Que les demandes ont été validées ? Qu’untel sera bien remplacé pendant ses congés ?
Anticiper pour réduire l’impact des absences des salariés sur l’économie d’entreprise, voilà l’une des solutions. Certaines entreprises font des sondages dès le début de l’année pour gérer les vacances d’été ou des statistiques sur le nombre de jours à solder avant la date fatidique du 30 avril ou 31 mai selon les usages de l’entreprise.
A l’heure de l’informatisation croissante, saviez-vous qu’il existe des logiciels de gestion de ressources humaines qui aident à gérer les absences et les vacances ?

« Quand je suis arrivée, les salariés m’inscrivaient leurs absences sur des bouts de papier et il y avait sans arrêt des navettes avec des modifications. Le logiciel nous a permis d’éviter les allées et venues dans mon bureau et les dérangements inutiles. » Société de Jeu en Ligne

Depuis la prévision jusqu’à la comptabilisation des soldes de jours de congés, le processus de demande d‘absence est simple et pratique. Le portail RH en self-service permet au salarié de poser lui-même ses vacances.
Le SIRH permet au DRH de réaliser différentes statistiques sur les périodes ou les types d’absences pour analyser l’absentéisme par exemple, dans le cadre de la prévention des risques psychosociaux et la responsabilité sociétale des entreprises.
Finies les feuilles volantes et les tableaux Excel, les fiches navettes… les demandes d’absences sont gérées automatiquement ! Que de temps et de manipulations gagnées et d’erreurs évités pour le service RH.
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7 règles d’or pour bien choisir son SIRH

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Written on 02:07 by Adequasys

Vous avez le projet de mettre en place un SIRH. Oui, mais lequel ?

Cet article a pour vocation de vous guider dans votre choix. Ce choix est, pour vous, stratégique, car il impactera les services RH, gestion, finance, IT et tous les collaborateurs dans l’entreprise. Pour ne pas vous tromper, voici 7 règles d’or qu’un SIRH doit respecter pour être efficace.

Règle n°1 : Être complet et intégré

Pour être performant, un SIRH doit couvrir tout le périmètre RH. Un SIRH doit bien évidemment gérer les talents (organisation, recrutement, intégration, entretiens, évaluations, compétences, formation, rémunération, mobilité…) mais pas que. La gestion du capital humain ne se réduit pas qu’aux talents, mais doit prendre en compte toute la chaîne de gestion de l’humain, le cycle du collaborateur, dans l’organisation.  La partie de l’administration du personnel (données personnelles du collaborateur, notes de frais, relevés d’activité, congés, maladies, contrats de travail…) est capitale pour l’informatisation des RH. Le marché propose des logiciels qui peuvent : soit gérer un processus à la fois, soit plusieurs, soit la totalité des aspects des ressources humaines. Le mieux est de s’assurer que le SIRH soit complet mais personnalisable selon vos besoins. En effet, une solution complète est aujourd’hui indispensable à l’optimisation de la politique globale RH.

Règle n°2 : Être adaptable à vos besoins futurs

Pour ne plus être coincé dans votre évolution, veillez à ce que la solution retenue soit modulable au gré du développement de votre organisation et de vos attentes en termes de stratégie RH. Le SIRH doit évoluer avec votre entreprise et vous donner  la possibilité d’ajouter des briques ou modules en fonction des  processus souhaités dans le temps. Un outil efficace est un outil innovant. Le logiciel RH doit être mis à jour régulièrement afin de ne pas être obsolète après quelques années. Assurez-vous d’une maintenance par un service non externalisé, d’une actualisation du SIRH par rapport à la législation.

Règle n°3 : Être simple d’utilisation

Plus votre SIRH sera simple à utiliser, plus il sera efficient. Garantissez-vous d’une application facilement accessible sur n’importe quel ordinateur (tablette ou mobile, si vous en avez l’usage). Le SIRH doit être ergonomique pour une navigation aisée par tous les utilisateurs, sans besoin de formation préalable. Demandez à votre fournisseur, s’il est possible de se loguer en SSO (single sign on) en authentification unique. Ce qui évitera aux utilisateurs d’avoir plusieurs mots de passe, de les perdre et les redemander…etc.

Règle n°4 : Être utilisé par tous et partout

Une solution SIRH collaborative, essentielle à la communication, facilite la gestion des ressources humaines, grâce, notamment au portail RH et ses nombreux workflows. Ainsi, le collaborateur inscrit, lui-même, ses renseignements, il en est donc garant. En plus de le responsabiliser, le service RH sera sûr de la véracité des données, cela évitera bien des tâches à faible valeur ajoutée et des tableaux Excel. Cherchez plutôt une solution collaborative avec un portail RH en self-service DRH, managers et employés. Le SIRH doit apporter de la productivité au service RH, mais doit aussi faciliter le quotidien des employés et des managers. Les informations seront alors partagées et vérifiées à plusieurs niveaux pour une meilleure qualité des données. À ce sujet, certains éditeurs proposent un module de vérification de la qualité des données, indispensable pour l’exactitude des reportings RH.
Si votre activité est mondiale, contrôlez bien le fait que le SIRH soit multi langues et soit paramétrable pour s’adapter  toutes les normes des pays où vous êtes présents.

Règle n°5 : Être interfaçable

Un système d’information RH a pour objet de récupérer et retransmettre des données. Pour que ces informations soient fiables, il faut absolument que la solution choisie soit interfaçable avec tous les autres systèmes d’informations existants, que ce soit les logiciels de paie, d’accès, de finance ou autres ERP.

Règle n°6 : Être sécurisé

Les données d’un SIRH sont ultras confidentielles. L’accès doit, de ce fait, être protégé. Faites attention à ce que le SIRH vous permette une gestion stricte des rôles de chaque utilisateur. Ainsi, chacun pourra accéder aux informations qui lui est utile et seulement celles-ci. Certains SIRH protègent leurs applications de façon très complexe, à l’aide de protocoles de hautes sécurisations. Dans tous les cas, vérifiez que les données, qui transiteront par Internet, soient cryptées avec un certificat SSL (Secure Sockets Layer).

Règle n°7 : Pour la dernière règle, c’est vous qui devez… Être accompagné

La mise en place d’un SIRH est un projet d’envergure, qui nécessite un accompagnement dès le début du projet, mais aussi tout au long de son déploiement et bien sûr après son installation. Un chef de projet dédié, interne à l’éditeur, est vraiment conseillé pour une proximité et une réactivité primordiale à la réussite du projet. L’éditeur du SIRH doit vous fournir une méthodologie claire et agile afin de respecter vos objectifs en matière de délais et de budget. Le SIRH doit être, aussi et surtout, accepté par vos collaborateurs, n’hésitez donc pas à communiquer sur l’arrivée d’un tel outil auprès d’eux !

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