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Gestion des Absences et Vacances : rigueur et anticipation


Comment faites-vous pour gérer les absences de vos collaborateurs ? Comment font les entreprises pour faire face aux postes vacants pendant ces périodes de grands départs ?

« En Mai, fais ce qu’il te plaît ! ». En France, c’est aussi le mois des ponts voir même des viaducs. Les congés estivaux se profilent à l’horizon… et vos collaborateurs vont partir en vacances.

Il faut gérer les flots de demandes de congés, les récupérations des heures supplémentaires, les RTT ou les jours de fractionnement. Sans oublier qu’il faut s’organiser pour réduire le nombre de postes vacants, le nombre de formation des remplaçants ou l’appel à des contrats externes en CDD ou intérim.
Quand vous avez plus de 200 collaborateurs, comment traiter ces données en masse autrement que par des centaines de fichiers Excel et des feuilles volantes ? Comment vérifier que les informations sont bonnes ? Que les demandes ont été validées ? Qu’untel sera bien remplacé pendant ses congés ?
Anticiper pour réduire l’impact des absences des salariés sur l’économie d’entreprise, voilà l’une des solutions. Certaines entreprises font des sondages dès le début de l’année pour gérer les vacances d’été ou des statistiques sur le nombre de jours à solder avant la date fatidique du 30 avril ou 31 mai selon les usages de l’entreprise.
A l’heure de l’informatisation croissante, saviez-vous qu’il existe des logiciels de gestion de ressources humaines qui aident à gérer les absences et les vacances ?

« Quand je suis arrivée, les salariés m’inscrivaient leurs absences sur des bouts de papier et il y avait sans arrêt des navettes avec des modifications. Le logiciel nous a permis d’éviter les allées et venues dans mon bureau et les dérangements inutiles. » Société de Jeu en Ligne

Depuis la prévision jusqu’à la comptabilisation des soldes de jours de congés, le processus de demande d‘absence est simple et pratique. Le portail RH en self-service permet au salarié de poser lui-même ses vacances.
Le SIRH permet au DRH de réaliser différentes statistiques sur les périodes ou les types d’absences pour analyser l’absentéisme par exemple, dans le cadre de la prévention des risques psychosociaux et la responsabilité sociétale des entreprises.
Finies les feuilles volantes et les tableaux Excel, les fiches navettes… les demandes d’absences sont gérées automatiquement ! Que de temps et de manipulations gagnées et d’erreurs évités pour le service RH.
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La clé pour une bonne gestion des congés est « anticipation ».
Afin d’éviter les postes vacants durant l’été, les entreprises demandent à leurs salariés de les prévenir aux alentours d’avril, afin qu’elles puissent commencer à s’organiser. En effet, l’objectif des sociétés est de minimiser le plus possible l’impact des vacances sur les clients. C’est donc au manager et aux RH de valider ou non la demande de congés de l’employé.
Sans une gestion réfléchie et adaptée de cette période et sans « préavis » de la part des salariés, l’entreprise ne pourrait plus assurer tous les postes et devrait donc faire appel à des CDD et intérimaires, plus ou moins qualifiés mais surtout non formés par leurs homologues.

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