Gestion administrative RH, les 10 outils qui vont révolutionner votre quotidien !

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Written on 05:41 by Adequasys


Responsable RH, quels moyens avez-vous pour répondre au mieux à vos missions ?

Des milliers de fichiers Excel et Word pour gérer plus de 200, 500 ou 1000 collaborateurs ? Vous est- il encore possible d'administrer et de développer correctement votre capital humain à l'heure où il faut gérer de plus en plus de données sur le collaborateur ?
Nous vous proposons de découvrir 10 outils pour vous aider à optimiser votre temps, vos processus RH et vos relations avec vos collaborateurs. Le but est de vous accompagner et de vous soulager dans certaines tâches quotidiennes pour : 
  • plus de flexibilité en décentralisant les actions vers les managers et les employés
  • plus d'efficacité en dématérialisant les processus et les documents
  • plus de temps en automatisant pour plus de valeur ajoutée RH
  • plus de productivité en regroupant tous vos processus en une seule solution.
Un logiciel SIRH permet d'automatiser un certain nombre de tâches liées à la gestion des ressources humaines et d'en assurer un suivi. Voici la boîte à outils RH idéale pour améliorer vos performances.


1. Un espace collaboratif dédié aux ressources humaines

Pour améliorer la collaboration, réduire les charges administratives, optimiser les processus et accroître la productivité des RH... Un espace dédié pour chaque collaborateur de l'entreprise, en self-service, est le premier point essentiel pour gagner en rendement.
Chaque acteur de l'entreprise à son propre accès sécurisé au "portail RH". Dans son espace, le collaborateur peut consulter ses propres données et documents rattachés (rib, carte d'identité, cv, diplômes, attestation...). Il peut demander des modifications et envoyer une demande aux RH, par une logique de workflow de validation. Imaginez toutes les demandes d'attestations, changements d'adresses, de permis, de coordonnées bancaires, d'avances sur salaires, etc. qui arriveraient dans un seul et même endroit. Cela permet de remplacer les multiples fichiers Excel et d'éviter la re-saisie par les RH.

2. Un générateur de lettres

Automatisez la création de courriers types et fusionnez-les avec les données des collaborateurs. Un gain de temps considérable sur des tâches chronophages et à faibles valeurs ajoutées : certificat de travail, contrats, attestation de formation, lettre d’embauche, convocation à la visite médicale, déclaration d’employeur, fiche de poste…

3. Un générateur de formulaires

Grâce au générateur de formulaires, standardisez des processus simples : commandes de cartes de visite, demandes d'indemnisations des frais de transport, gestion des crèches et garderies, gestion des parkings d'entreprises, gestion des réservations (salles, véhicules, hébergement...) et bien plus encore.

4. Des outils de création de rapports et tableaux de bord sociaux

Lancez et consultez des analyses sur la population de votre organisation. Editez votre bilan social en quelques clics. Exportez des rapports au format PDF ou Excel grâce à des requêtes prédéfinies : effectifs par âge, par CSP, par type de contrat, dates d'entrée - sortie, pyramides des âges et anciennetés... Bâtissez simplement vos propres rapports, à l'aide d'un éditeur visuel de requête. 

5. Un outil qui vérifie la cohérence des données 

Des requêtes analysent la base de données et détectent les anomalies : les informations incomplètes, fausses, incohérentes ou dupliquées. Cette détection rapide des erreurs permet de maintenir une qualité de données essentielle à leurs traitements. Le collaborateur, ayant accès à une partie de ces données, est donc responsable de l'exactitude de ces dernières, ce qui réduit la marge d'erreur. Avec des données cohérentes : tous les rapports et analyses que vous serez amener à produire seront fiables. 

6. Des "To-do list" : notifications et suivis des actions repertoriées

Créez des listes de tâches, priorisez les points et donnez des dates d'échéances, assignez les différentes personnes concernées : changement d’état civil, embauche ou départ d’un collaborateur... Lancez le processus, chaque acteur recevra des e-mails automatiques ou sera alerté des tâches à réaliser via le portail RH grâce à un widget.

7. Des widgets et mails d'alertes pour gérer vos tâches et vos échéances

RH, la page d'accueil de votre solution devient votre tableau de bord pour le pilotage quotidien de votre métier. N'oubliez plus aucune tâche grâce à des widgets d'alertes : fin de contrats, fin de périodes d'essai, habilitations, permis de travail... Vous pouvez également recevoir ces échéances via des alertes par e-mail.

8. Des invitations automatiques dans les messageries e-mails et des significations d'actions dans les calendriers de messagerie

Vos collaborateurs recevront des invitations directement dans leurs boîtes e-mails pour les entretiens, les visites médicales, les formations... Les absences pour congés ou formation sont instantanément notées dans leurs calendriers de messagerie (Outlook...).

9. Plusieurs outils de communication RH

Partagez les informations RH de l'entreprise avec vos collaborateurs aux moyens de blogs, forums, annonces, en direct de la page d’accueil du portail RH. Le collaborateur y retrouve l'annuaire et le trombinoscope de l'entreprise automatiquement mis à jour par le système. Le logiciel RH met à votre disposition un outil de création de page web afin de produire du contenu pour le portail RH. Créez ou téléchargez des documents dans une bibliothèque RH pour toute la population de l'entreprise : manuel du personnel, règlement... 

10. Une plate-forme de stockage et de partage de documents dématérialisés

Gestion centralisée des données des collaborateurs : stockez, indexez, classez et partagez les documents de vos employés, de façon individuelle ou en masse. Vos documents, numérisés selon une nomenclature spécifique, seront distribués automatiquement dans les dossiers de chaque salarié : l’archivage électronique, un gain de temps formidable !

Grâce à une application SIRH, allez plus loin et automatisez la globalité de vos processus : recrutement, structure organisationnelle, absences et congés, pointages, relevés d'activités, évaluations et entretiens, compétences, formation, ou révision salariale...
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