Accéder au contenu principal

Quelques conseils pour assurer la rentabilité de votre politique voyage d’entreprise



Une Politique voyage d’entreprise (PVE) est un règlement intérieur qui régule l’organisation des voyages professionnels des collaborateurs. PME ou grands groupes, beaucoup disposent d’une PVE. Ce qui n’est pas étonnant, tant les retours sur investissement sont importants à la fois pour l’entreprise, les services généraux et les collaborateurs. Voici quelques conseils pour assurer la rentabilité de votre politique voyage. 

Définir les objectifs de votre politique voyage d’entreprise 

Une politique efficace passe par une définition des objectifs et une stratégie clairement identifiée. Réduction des coûts, sécurité des voyageurs, réduction du stress ou de la fatigue liée au déplacement… sont des objectifs souvent liés à une politique voyage d’entreprise. Quoi qu’il en soit, dès lors que votre politique est définie, veillez à ce qu’elle soit communiquée notamment à la ligne managériale afin d’assurer son application par les membres de leurs équipes. 

Comprendre et analyser les besoins de vos collaborateurs en matière de déplacements professionnels

Afin d’assurer la rentabilité de votre PVE, celle-ci doit être comprise et adoptée par vos collaborateurs. Cela signifie qu’elle doit correspondre à leurs besoins réels en termes de déplacement professionnel. Ainsi, il est indispensable de : 
  • mener une étude des déplacements professionnels les plus courants dans l’entreprise et aux moyens de les optimiser, 
  • étudier les coûts directs (transport, hébergement, repas, etc.) et les coûts indirects (planification du voyage, assurances, investissement technologique tel qu’un logiciel de gestion des notes de frais, etc.). 
  • prendre en compte les demandes de vos collaborateurs et les éventuelles spécificités liées à des métiers ou à votre activité. 


Faciliter l’organisation des déplacement professionnels 

Vient ensuite le temps de définir les lignes directrices de votre politique voyage. Il convient alors de déterminer les règles relatives : 
  • au confort des voyageurs : première classe ou classe économique, qualité de l’hébergement, montant du panier repas, etc. 
  • aux processus : l’anticipation dans la réservation des billets, une liste des compagnies autorisées ou proscrites, fournisseurs à privilégier, etc. 
  • à la sécurité : précautions d’usages à prendre avant et pendant le déplacement, numéro à communiquer en cas d’urgences, souscription d’une assurance, etc. 

Enfin, veillez également à ce que l’ensemble des documents pertinents et nécessaires à l’application de votre PVE soit facilement accessibles (depuis l’intranet par exemple) aux collaborateurs.

Simplifier la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais via un SIRH 

En plus de la gestion traditionnelle des déplacements professionnels (demande de mission, objet, durée et validation), des solutions SIRH comme Adequasys permettent de mettre en place des processus spécifiques à la gestion des risques. En effet, dans certaines entreprises, des collaborateurs sont amenés à se déplacer dans des pays ou zones à risque. En cas d’enlèvement et de demande de rançon, un processus spécifique est mis en place afin de s’assurer que la personne est en vie. Un SIRH tel qu’Adequasys permet de gérer et sécuriser toutes les données liées à ce processus de gestion des risques. 

Votre collaborateur revient d’un déplacement professionnel ; pour autant, son voyage administratif n’est pas terminé. En effet, il doit maintenant déclarer ses différentes notes de frais. C’est un processus qui demande du temps à vos collaborateurs, managers et aux services généraux. Traitement rapide des notes de frais, saisie automatisée, simplification du processus de validation et d’approbation, capacité d’analyse et de reporting élevée, prévention de la fraude… Investir dans une solution SIRH de gestion des notes de frais est un allié de taille pour gagner en efficacité, optimiser le temps de gestion et réduire les frais engendrés par les déplacements professionnels de vos collaborateurs. 


La réussite d’une politique voyage passe par une définition précise de ses objectifs. La rentabilité n’est pas le seul mot d’ordre, trouver le bon ratio entre maîtrise des coûts et confort du voyageur est indispensable pour assurer l’adoption de votre PVE. 

 Source : 
• http://www.managerattitude.fr/91436501/reussir-politique-voyage.html 
• Étude OpinionWay pour Axys Consultants : « Les entreprises peuvent faire du voyage d’affaires un facteur de bien-être au travail en redonnant la parole au voyageur ». Juin 2016 
•https://www.backlinkfy.com/news/2018/1/3/10-reasons-to-automate-your-expense-reporting-process

Bookmark and Share

Posts les plus consultés de ce blog

La gestion des absences et des congés en entreprise

En cette période estivale, les départs en vacances se multiplient. 43% des français sont partis ou vont partir en vacances cet été pour une durée de deux semaines.
Comment les entreprises font-elles donc face à cette période qui, dans la plupart du temps, est compliquée à organiser ?
La clé pour une bonne gestion des congés est « anticipation ».
Afin d’éviter les postes vacants durant l’été, les entreprises demandent à leurs salariés de les prévenir aux alentours d’avril, afin qu’elles puissent commencer à s’organiser. En effet, l’objectif des sociétés est de minimiser le plus possible l’impact des vacances sur les clients. C’est donc au manager et aux RH de valider ou non la demande de congés de l’employé.
Sans une gestion réfléchie et adaptée de cette période et sans « préavis » de la part des salariés, l’entreprise ne pourrait plus assurer tous les postes et devrait donc faire appel à des CDD et intérimaires, plus ou moins qualifiés mais surtout non formés par leurs homologues.

Vo…

Gestion administrative RH, les 10 outils qui vont révolutionner votre quotidien !

Responsable RH, quels moyens avez-vous pour répondre au mieux à vos missions ? Des milliers de fichiers Excel et Word pour gérer plus de 200, 500 ou 1000 collaborateurs ? Vous est- il encore possible d'administrer et de développer correctement votre capital humain à l'heure où il faut gérer de plus en plus de données sur le collaborateur ? Nous vous proposons de découvrir 10 outils pour vous aider à optimiser votre temps, vos processus RH et vos relations avec vos collaborateurs. Le but est de vous accompagner et de vous soulager dans certaines tâches quotidiennes pour :  plus de flexibilité en décentralisant les actions vers les managers et les employésplus d'efficacité en dématérialisant les processus et les documentsplus de temps en automatisant pour plus de valeur ajoutée RHplus de productivité en regroupant tous vos processus en une seule solution. Un logiciel SIRH permet d'automatiser un certain nombre de tâches liées à la gestion des ressources humaines et d'…

Comment formaliser des processus RH

L’organisation s’adapte à des changements disruptifs qui impactent à la fois les aspects commerciaux, de production, et le personnel. Ils intensifient le besoin de l’entreprise de se focaliser sur l’expérience client pour continuer sa croissance. Les RH comprennent bien le lien entre l’expérience client, la stratégie, et la performance des employés. Ils se concentrent donc de plus en plus sur l’expérience employé et travaillent leur marque employeur pour attirer les meilleurs talents et servir les collaborateurs tout au long de leur parcours professionnel. Comment les processus RH peuvent-ils s’adapter à ces changements, ou comment les créer de la meilleure manière possible dès le départ ?

Une méthode simple pour définir des processus RH efficacesLa première étape pour définir les processus RH est de lister toutes les activités qui relèvent du département des ressources humaines de l’entreprise, de les regrouper et de les ordonner. Par exemple :
-Gérer le recrutement oIdentifier les bes…