Accéder au contenu principal

Quelques conseils pour assurer la rentabilité de votre politique voyage d’entreprise



Une Politique voyage d’entreprise (PVE) est un règlement intérieur qui régule l’organisation des voyages professionnels des collaborateurs. PME ou grands groupes, beaucoup disposent d’une PVE. Ce qui n’est pas étonnant, tant les retours sur investissement sont importants à la fois pour l’entreprise, les services généraux et les collaborateurs. Voici quelques conseils pour assurer la rentabilité de votre politique voyage. 

Définir les objectifs de votre politique voyage d’entreprise 

Une politique efficace passe par une définition des objectifs et une stratégie clairement identifiée. Réduction des coûts, sécurité des voyageurs, réduction du stress ou de la fatigue liée au déplacement… sont des objectifs souvent liés à une politique voyage d’entreprise. Quoi qu’il en soit, dès lors que votre politique est définie, veillez à ce qu’elle soit communiquée notamment à la ligne managériale afin d’assurer son application par les membres de leurs équipes. 

Comprendre et analyser les besoins de vos collaborateurs en matière de déplacements professionnels

Afin d’assurer la rentabilité de votre PVE, celle-ci doit être comprise et adoptée par vos collaborateurs. Cela signifie qu’elle doit correspondre à leurs besoins réels en termes de déplacement professionnel. Ainsi, il est indispensable de : 
  • mener une étude des déplacements professionnels les plus courants dans l’entreprise et aux moyens de les optimiser, 
  • étudier les coûts directs (transport, hébergement, repas, etc.) et les coûts indirects (planification du voyage, assurances, investissement technologique tel qu’un logiciel de gestion des notes de frais, etc.). 
  • prendre en compte les demandes de vos collaborateurs et les éventuelles spécificités liées à des métiers ou à votre activité. 


Faciliter l’organisation des déplacement professionnels 

Vient ensuite le temps de définir les lignes directrices de votre politique voyage. Il convient alors de déterminer les règles relatives : 
  • au confort des voyageurs : première classe ou classe économique, qualité de l’hébergement, montant du panier repas, etc. 
  • aux processus : l’anticipation dans la réservation des billets, une liste des compagnies autorisées ou proscrites, fournisseurs à privilégier, etc. 
  • à la sécurité : précautions d’usages à prendre avant et pendant le déplacement, numéro à communiquer en cas d’urgences, souscription d’une assurance, etc. 

Enfin, veillez également à ce que l’ensemble des documents pertinents et nécessaires à l’application de votre PVE soit facilement accessibles (depuis l’intranet par exemple) aux collaborateurs.

Simplifier la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais via un SIRH 

En plus de la gestion traditionnelle des déplacements professionnels (demande de mission, objet, durée et validation), des solutions SIRH comme Adequasys permettent de mettre en place des processus spécifiques à la gestion des risques. En effet, dans certaines entreprises, des collaborateurs sont amenés à se déplacer dans des pays ou zones à risque. En cas d’enlèvement et de demande de rançon, un processus spécifique est mis en place afin de s’assurer que la personne est en vie. Un SIRH tel qu’Adequasys permet de gérer et sécuriser toutes les données liées à ce processus de gestion des risques. 

Votre collaborateur revient d’un déplacement professionnel ; pour autant, son voyage administratif n’est pas terminé. En effet, il doit maintenant déclarer ses différentes notes de frais. C’est un processus qui demande du temps à vos collaborateurs, managers et aux services généraux. Traitement rapide des notes de frais, saisie automatisée, simplification du processus de validation et d’approbation, capacité d’analyse et de reporting élevée, prévention de la fraude… Investir dans une solution SIRH de gestion des notes de frais est un allié de taille pour gagner en efficacité, optimiser le temps de gestion et réduire les frais engendrés par les déplacements professionnels de vos collaborateurs. 


La réussite d’une politique voyage passe par une définition précise de ses objectifs. La rentabilité n’est pas le seul mot d’ordre, trouver le bon ratio entre maîtrise des coûts et confort du voyageur est indispensable pour assurer l’adoption de votre PVE. 

 Source : 
• http://www.managerattitude.fr/91436501/reussir-politique-voyage.html 
• Étude OpinionWay pour Axys Consultants : « Les entreprises peuvent faire du voyage d’affaires un facteur de bien-être au travail en redonnant la parole au voyageur ». Juin 2016 
•https://www.backlinkfy.com/news/2018/1/3/10-reasons-to-automate-your-expense-reporting-process

Bookmark and Share

Posts les plus consultés de ce blog

La gestion des absences et des congés en entreprise

En cette période estivale, les départs en vacances se multiplient. 43% des français sont partis ou vont partir en vacances cet été pour une durée de deux semaines.
Comment les entreprises font-elles donc face à cette période qui, dans la plupart du temps, est compliquée à organiser ?
La clé pour une bonne gestion des congés est « anticipation ».
Afin d’éviter les postes vacants durant l’été, les entreprises demandent à leurs salariés de les prévenir aux alentours d’avril, afin qu’elles puissent commencer à s’organiser. En effet, l’objectif des sociétés est de minimiser le plus possible l’impact des vacances sur les clients. C’est donc au manager et aux RH de valider ou non la demande de congés de l’employé.
Sans une gestion réfléchie et adaptée de cette période et sans « préavis » de la part des salariés, l’entreprise ne pourrait plus assurer tous les postes et devrait donc faire appel à des CDD et intérimaires, plus ou moins qualifiés mais surtout non formés par leurs homologues.

Vo…

La parité homme/femme : problématique pour les RH

La parité homme/femme et les RH

L’inégalité homme / femme au travail est un sujet qui fait fréquemment débat depuis les années 50. Un débat qui fait également le quotidien dans les services des ressources humaines, où, rappelons-le au passage, 63% des professionnels RH sont des femmes ! (lire l'article)
L’une des missions des RH est de mesurer et d’analyser la parité homme et femme dans leurs entreprises. Leurs objectifs : être en règle avec la législation, lutter contre la discrimination et assurer un bon climat. Les inégalités salariales entre les sexes reculent, mais sont toujours fortement présentes. Est-ce encore normal et justifié ?
Les entreprises sont appelées à réagir.

RH : quelles sont les actions à mener pour favoriser la parité homme/femme dans votre société ?
Sensibiliser les collaborateurs à l’égalité hommes-femmes Pour lutter contre les stéréotypes dans les entreprises et favoriser le climat social :
Communiquer : l’information est indispensable pour faire évoluer les me…

GPEC - Fidélisation des collaborateurs

Alors que le marché de l’emploi semble repartir, fidéliser ses salariés est devenu un enjeu stratégique. En effet, un taux de turn-over de plus de 10% traduit généralement une détérioration des conditions de travail. Le coût élevé d’un recrutement et de l’intégration d’un salarié entraîne, de la part des DRH, une volonté de garder ses employés.
Mais quels moyens les entreprises mettent-elles en œuvre pour fidéliser leurs collaborateurs ? Ces moyens correspondent-ils aux attentes des salariés ?
Robert Half Finance & Comptabilité a interrogé 3 052 DRH et Directeurs Financiers dans 13 pays.

Les réponses actuelles des entreprises pour fidéliser Du point de vue des entreprises, la fidélisation passe d’abord par :
Des horaires flexibles (34 %) : pratique particulièrement forte en Suisse (47%), Autriche (44%), Irlande (43%) ainsi qu’en Allemagne et au Luxembourg (42%)Plus de formations (26 %) : notamment au Luxembourg (37%), en Allemagne et en Autriche (31%) et en Suisse (30%)Des progr…